Zum Inhalt springen
Leistungsverzeichnis / Ablauf

Was ich für Sie übernehme

Alle Leistungen der laufenden Mietverwaltung – nach Arbeitsbereichen geordnet, von der Übernahme bis zum Mieterwechsel.

01

Übernahme & Einrichtung der Verwaltung

Zu Beginn der Zusammenarbeit erfasse ich die bestehenden Unterlagen und Informationen zu Ihrer Immobilie vollständig und hinterlege sie strukturiert bei mir.

  • Übernahme aller Verwaltungsunterlagen, vorwiegend online
  • Erfassung der Objekt- und Mieterdaten
  • Prüfung der vorhandenen Dokumente
  • Einrichtung und Pflege der digitalen Verwaltungsakte
  • Abstimmung der Verwaltungsabläufe mit dem Eigentümer
02

Kaufmännische Mietverwaltung

  • Abstimmung über Zahlungsrückstände mit dem Eigentümer (Info über Rückstand kommt vom Eigentümer, danach Besprechung des weiteren Vorgehens)
  • Mahnlauf bei Zahlungsrückständen
  • Bearbeitung von Mietveränderungen
  • Anpassung der Mietzahlungen bei vereinbarten bzw. rechtlich zugelassenen Mieterhöhungen
  • Überwachung von Staffel- und Indexmiete
  • Anpassung von Vorauszahlungen nach entsprechender Abrechnung
  • Bearbeitung laufender kaufmännischer Anliegen
  • Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung
03

Mieterbetreuung & Kommunikation

Ich bin die zentrale Ansprechpartnerin für die Mieter und übernehme sämtliche laufende Kommunikation. Sie als Eigentümer werden nur dann eingebunden, wenn eine Entscheidung oder Zustimmung erforderlich ist oder dies ausdrücklich gewünscht ist.

  • Entgegennahme von Mieteranfragen
  • Kommunikation per E-Mail, Telefon und WhatsApp
  • Bearbeitung allgemeiner Anliegen und Probleme
  • Weiterleitung bzw. Koordination relevanter Informationen
  • Bearbeitung von Terminabstimmungen und Änderungsmitteilungen
  • Ansprechpartner bei Fragen rund um das Mietvertragsverhältnis
  • Koordination und Ankündigung von Terminen mit Firmen (bsp. Wartungstermine)
  • Dokumentation wesentlicher Kommunikation und Vorgänge
04

Technische Objektbetreuung & Mängelmanagement

Gemeldete Mängel und Schäden werden aufgenommen, koordiniert und behoben.

  • Entgegennahme von Mängel- und Schadensmeldungen
  • Erste Einschätzung und Einordnung des gemeldeten Sachverhalts
  • Abstimmung mit dem Eigentümer bei relevanten Maßnahmen
  • Beauftragung geeigneter Fachfirmen nach entsprechender Vereinbarung bzw. Vollmacht
  • Einholung von Vergleichsangeboten bei größeren Maßnahmen
  • Vergleich und Aufbereitung von Angeboten
  • Terminabstimmung zwischen Mietern und Firmen
  • Koordination von Handwerkerterminen
  • Nachverfolgung beauftragter Arbeiten
  • Kontrolle der Rückmeldung zur ausgeführten Maßnahme
  • Dokumentation des Vorgangs
  • Rechnungsprüfung bzw. Plausibilität
  • Weiterleitung bzw. Zuordnung der Rechnung

Hinweis: Die Kosten für Reparaturen, Wartungen, Instandhaltungen, Instandsetzungen und sonstige Fremdleistungen sind nicht Bestandteil der Verwaltungsvergütung und werden vom Eigentümer getragen.

05

Nebenkostenabrechnung

  • Zusammenstellung der umlagefähigen Betriebskosten und angefallenen Heizkosten
  • Prüfung und Zuordnung eingehender Betriebskostenrechnungen (alle laufenden Rechnungen stellt der Eigentümer nach Bezahlung in Kopie zur Verfügung, sodass ich diese zuordnen und bearbeiten kann)
  • Erfassung der relevanten Verbrauchs- und Abrechnungsdaten
  • Zusammenarbeit mit Messdienstleistern
  • Erfassung der korrekten Umlageschlüssel
  • Vorbereitung bzw. Erstellung der Betriebskostenabrechnung
  • Prüfung der geleisteten Vorauszahlungen
  • Versand der fertigen Abrechnung samt aller relevanten Informationen
  • Weitergabe der Information über Guthaben / Nachzahlung an Eigentümer
  • Ggf. Anpassung der Vorauszahlungen nach erfolgter Abrechnung, wenn von Mieter- und Vermieterseite gewünscht
  • Kommunikation mit Mietern bei Fragen
  • Klärung und Bearbeitung möglicher Betriebskosteneinsprüche und ggf. Erstellung der Korrektur der Abrechnung

Hinweis: Kosten externer Messdienstleister und sonstiger Abrechnungsunternehmen sind nicht enthalten.

06

Mietvertragsmanagement

  • Verwaltung der Mietverträge
  • Überwachung von Vertragslaufzeiten
  • Überwachung von Mieterhöhungsvereinbarungen
  • Bearbeitung vereinbarter Mietanpassungen
  • Pflege der Vertrags- und Mieterdaten
  • Verwaltung und ggf. Erstellung von Nachträgen und Ergänzungen
  • Dokumentation von Vertragsänderungen
  • Bestätigung, Prüfung und Bearbeitung von Kündigungen
  • Erfassung der Kautionshöhe und Dokumentation bei Änderungen
  • Ansprechpartner für vertragliche Fragen
07

Mietrückstände & Forderungsmanagement

Sie als Eigentümer melden einen Mietrückstand – die weitere Bearbeitung übernehme ich.

  • Dokumentation offener Zahlungsrückstände
  • Kontaktaufnahme mit dem Mieter
  • Zahlungserinnerungen
  • Mahnwesen
  • Abstimmung von Zahlungsvereinbarungen nach Rücksprache mit dem Eigentümer
  • Vorbereitung weiterer Maßnahmen in Abstimmung mit dem Eigentümer

Hinweis: Rechtliche Maßnahmen, gerichtliches Mahnverfahren, Klageverfahren oder die Beauftragung eines Rechtsanwalts sind nicht Bestandteil der laufenden Verwaltungsvergütung und werden separat abgestimmt.

08

Versicherungs- & Schadensmanagement

  • Aufnahme von Schadensmeldungen
  • Dokumentation des Schadens
  • Meldung an den Eigentümer
  • Prüfung, ob eine Versicherungsmeldung erforderlich erscheint
  • Kommunikation mit Versicherung nach Vereinbarung
  • Koordination notwendiger Maßnahmen
  • Einholung von Kostenvoranschlägen
  • Koordination der Schadensbeseitigung
  • Nachverfolgung der Bearbeitung
09

Kommunikation mit Dienstleistern

Dazu gehören beispielsweise
  • Hausmeister / Reinigungsunternehmen
  • Heizungs- und Sanitärbetriebe
  • Elektrofachbetriebe
  • Aufzugsunternehmen
  • Wartungsunternehmen
  • Messdienstleister
  • Sonstige Fachfirmen
Leistungen
  • Terminabstimmung
  • Auftragserteilung nach Vereinbarung
  • Kommunikation zu laufenden Maßnahmen
  • Einholung von Rückmeldungen
  • Nachverfolgung offener Vorgänge
  • Dokumentation
  • Angebotseinholung bei Neuvergabe
  • Neuvergabe bei bsp. gekündigten Wartungsverträgen
10

Eigentümerkommunikation & Reporting

Sie als Eigentümer erhalten regelmäßige Informationen über relevante Vorgänge rund um Ihre Immobilie. Alles geschieht nach Absprache und Vertragsvereinbarung.

  • Feste Ansprechpartnerin Sie als Eigentümer
  • Information wesentlicher Mieterangelegenheiten
  • Information über Schäden und Reparaturen
  • Information über Kostenpositionen
  • Abstimmung bei erforderlichen Entscheidungen
  • Übersicht über offene Vorgänge
  • Regelmäßige Objektinformationen nach Vereinbarung

Hinweis: Auf Wunsch können individuelle Reportings und Auswertungen erstellt werden.

11

Dokumentation & Datenverwaltung

Alle objektbezogenen Unterlagen werden strukturiert geführt und gepflegt.

Dazu gehören beispielsweise
  • Mietverträge
  • Nachträge
  • Wartungsverträge
  • Mieterdaten
  • Kautionsunterlagen
  • Schriftverkehr
  • Rechnungen
  • Handwerkerunterlagen
  • Schadensdokumentation
  • Übergabeprotokolle / Abnahmeprotokolle
  • Abrechnungsunterlagen
  • Sonstige objektbezogene Daten
12

Mieterwechsel & Beendigung von Mietverhältnissen

  • Bearbeitung und Prüfung der Kündigung
  • Bestätigung und Dokumentation der Kündigung
  • Abstimmung des Auszugstermins
  • Organisation der Vorabstimmung zur Rückgabe
  • Terminvereinbarung für Abnahme
  • Durchführung bzw. Organisation der Flächenabnahme
  • Erstellung eines Abnahmeprotokolls
  • Erfassung notwendiger Daten (bsp. Zählerstände)
  • Dokumentation der Schlüsselrücknahme
  • Feststellung und Dokumentation von Schäden
  • Abstimmung notwendiger Maßnahmen mit dem Eigentümer
  • Ggf. Koordination von Reparatur- und kleinen Renovierungsarbeiten
  • Vorbereitung der Kautionsabrechnung
  • Vorbereitung der Immobilie für anschließende Neuvermietung

Hinweis: Die anschließende Neuvermietung ist nicht Bestandteil der laufenden Mietverwaltung und wird gemäß dem vereinbarten Neuvermietungspaket nach Absprache separat berechnet.

13

Vor-Ort-Termine

Nach Vereinbarung übernehme ich notwendige Vor-Ort-Termine am Objekt.

Beispielsweise
  • Kontrolltermine
  • Schadensaufnahme
  • Handwerkertermine
  • Flächenabnahmen
  • Terminbegleitung mit Dienstleistern
  • Sonstige objektbezogene Termine

Hinweis: Die Fahrtkosten sind nicht in der monatlichen Verwaltungspauschale enthalten und werden bei Bedarf gesondert abgerechnet. Die Abrechnung und vorherige Abstimmung erfolgen nach individueller Vereinbarung mit dem Eigentümer.

14

Eigentümerentscheidungen

Ich übernehme die laufende Organisation und Kommunikation. Entscheidungen, die eine Zustimmung des Eigentümers erfordern, werden mit Ihnen abgestimmt. In welchem Umfang Sie als Eigentümer vorab entscheiden müssen, wird separat im Mietverwaltungsvertrag vereinbart.

Hinweis: Der Eigentümer behält selbstverständlich die Entscheidungsbefugnis über sein Eigentum.

Abgrenzung

Nicht im regulären Verwaltungshonorar enthalten

Folgende Leistungen können separat beauftragt und berechnet werden:

  • Neuvermietung
  • Renovierungs- und Sanierungsmaßnahmen
  • Gerichtliche Verfahren
  • Rechtsanwaltskosten
  • Erstellung besonderer Gutachten
  • Sachverständigenkosten
  • Energieausweise
  • Kosten externer Messdienstleister
  • Kosten von Handwerkern, Fachfirmen und Wartungsfirmen
  • Reinigungs- und Entrümpelungskosten
  • Besondere Auswertungen und Sonderreportings
  • Bearbeitung außergewöhnlicher oder besonders zeitaufwendiger Vorgänge

Hinweis: Fremdkosten werden grundsätzlich nicht aus dem Verwalterhonorar getragen und dem Eigentümer entsprechend weiterberechnet bzw. direkt durch diesen beauftragt.

Fragen zum Leistungsumfang?

Der genaue Umfang wird individuell im Mietverwaltungsvertrag vereinbart. Sprechen Sie mich gern an.

Kontakt aufnehmen
© 2025 Unternehmen. Alle Rechte vorbehalten.